hrvatski

Upravljanje vremenom u sestrinskoj praksi

Upravljanje vremenom se definira kao ostvarenje određenih aktivnosti u vremenu s kojim se raspolaže. To je jedna od temeljnih vještina modernog menadžera i pretpostavka je menedžerske djelotvornosti, pa se upravljanje vremenom može smatrati sposobnošću upravljanja samim sobom, sposobnošću upravljanja drugim ljudima, procesima rada i materijalnim sredstvima. Cilj upravljanja vremenom je učinkovito korištenje vremenskih resursa u svrhu postizanja postavljenih ciljeva, a učinkovitost će ovisiti o kvalitetnoj analizi situacije, postavljanju pravih ciljeva i temeljitoj razradi strategije. Pri tome valja obratiti posebnu pozornost na osobine ljudi koje sudjeluju u procesu rada, jer dobar menadžer treba dobro poznavati sposobnosti svakog pojedinca, te načine njihovih reakcija u nastalim situacijama, koje neki put znaju biti nepredvidljive. Dakle, organizacija rada mora biti fleksibilna, u skladu s očekivanjima i težinom, odnosno složenošću zadataka. Važno je znati kome, kada i što delegirati u određenoj situaciji, posebice kada se radi o donošenju odluka koje su hitne ili kada se ne raspolaže sa dovoljno pouzdanih informacija. Upravljanje vremenom se izravno povezuje sa uspjehom u postizanju postavljenih ciljeva, odnosno percepcija uspješnosti se povezuje uz stvarnu potrošnju vremena. Pri tome se mora voditi računa da ciljevi moraju biti ostvarivi, realni i mjerljivi. Brza realizacija nekog cilja ne mora istovremeno značiti veću razinu postignute kvalitete, što znači da za njihovo ostvarenje treba napraviti racionalnu procjenu potrebnog vremena. Vrijeme za njihovo ostvarenje može biti kratkoročno (jedan dan, jedan tjedan, sve do tri mjeseca), srednjeg trajanja (tri mjeseca do jedne godine), ili dugoročno (jedna do pet godina). Upravljanje vremenom zahtjeva vještinu planiranja, organiziranja, provođenja i kontrole. To je kontinuirani proces kojeg se može promatrati kroz krug kvalitete, odnosno proces analiziranja, planiranja, reanaliziranja i replaniranja. Taj krug se sastoji od osam koraka: 1. analizu sadašnje situacije ; 2. analizu potrebnog vremena kroz predviđanje problema, njihovih uzroka i moguća rješenja ; 3. samoprocjenu ; 4. postavljanje ciljeva i prioriteta ; 5. razvijanje planova koji definiraju zadatke, potrebne resurse i vrijeme, 6. primjenu planova putem planera, rokovnika, rasporeda, 7. razvijanje tehnika i rješenja za probleme upravljanja vremenom, 8. reanalizu. Da bi se započelo s planiranjem, postavljanjem prioriteta i organiziranjem određenih aktivnosti, prvi korak je vođenje zapisnika barem jedan tjedan kako bi se moglo analizirati na koji se način vrijeme troši. Takav pogled na utrošeno vrijeme pruža mogućnost otkrivanja kradljivaca vremena. Kradljivci vremena sprečavaju pojedinca da obavlja zadatke koji imaju veću vrijednost ili važnost. Postoje dvije opće kategorije kradljivaca vremena: oni vanjski, kao što su telefonski pozivi kao i nenajavljeni posjeti ; te oni interni, koje čovjek sam stvara, poput nedostatka samodiscipline, nedelegiranja zadataka, odugovlačenja, odgađanja, neodlučnosti i osobne dezorganizacije. Danas na raspolaganju stoje različite menadžerske strategije kojima je moguće kontrolirati kradljivce vremena kako bi se spriječila potrošnja vremena koje realno ne postoji. U planiranju vremena u sestrinstvu postoje dvije osnovne strategije:1) analiza radnog dana i 2) određivanje prioriteta. Za mnoge zadatke se vrijeme može kvalitetnije iskoristiti i to: upotrebom kontrolnih ili check-lista, uz jasno razrađene kompetencije i podjelu posla, uz jasno razrađene smjernice, određivanjem zadataka na važne i manje važne, praćenjem napretka i sl. Strateško upravljanje vremenom uvelike ovisi o situaciji i dostupnim resursima, a preporuča se (1) preuzimanje kontrole nad svojim rokovima, (2) smanjivanje broja i vremena za telefonske pozive, (3) delegiranje zadataka, (4) planiranje unaprijed, (5) učiniti „ propust odlukom“ : odlučiti što ne raditi, (6) naučiti reći „ ne“ : odbijanje određenih zadataka zbog vremenskih ograničenja i prioriteta, (7) organiziranje radnog prostora, (8) planiranje iskoristivosti vremena. S obzirom da u Hrvatskoj u području zdravstvene njege ne postoji jasna strategija upravljanja vremenom napravili smo istraživanje u kojem smo koristili ankete modificirane po uzorku "Samoprocjena – moji kradljivci vremena" autora Lothara J. Seiwerta. Korištena su dva oblika anketa, jedan oblik za medicinske sestre/ tehničare koji rade na rukovodećim mjestima, drugi oblik za medicinske sestre/ tehničare koji rade u smjenama. U istraživanju je sudjelovalo 16 medicinskih sestara koje rade na rukovodećim mjestima i 66 medicinskih sestara koje rade u smjenama. Željeli smo utvrditi kakva je iskorištenost radnog vremena medicinskih sestara/ tehničara u zdravstvenoj ustanovi u Zagrebu u upravljanju vremenom. Pri izradi rezultata korišten je: hi – kvadrat test, grafikon u obliku histograma, te tablice frekvencija. Istraživanje je pokazalo koliko uspješno medicinske sestre/ tehničari upravljaju svojim radnim vremenom, te koji su to kradljivci vremena koji ometaju kvalitetnije provođenje zdravstvene njege. Najčešći kradljivci vremena prema ispitanicima koji su sudjelovali u istraživanju su: problemi u organizaciji: često obavljanje poslova koje su i drugi mogli obaviti ; loša organizacija posjeta ; odgađanje vremenski zahtjevnih i neugodnih zadataka ; loše organizirani i dugački sastanci ; loša sistematizacija radnih mjesta, opisa poslova i kompetencija ; nedostatak samodiscipline ; učestali i nevažni telefonski pozivi ; nedostatna i sustavna komunikacija među članovima tima ; loše postavljanje prioriteta u provođenju zdravstvene njege ; dosta praznog hoda i nedostatak jasnih rokova ; administrativni rad („ papirologija“ ) ; nejasno postavljeni ciljevi i „ ne pronalaženje smisla“ u onome što se radi.

upravljanje vremenom ; krug kvalitete

nije evidentirano